Проекты · Интеграции · NDA
Как связали согласование документов в Битрикс24 с Диадоком
В производственной компании входящие документы сначала должны пройти внутреннее согласование и только после этого могут быть подписаны. Рассказываем, как объединили этот процесс с Диадоком.
- Компания
- NDA
- Профиль
- Производство
- Штат
- 3000+
- Поток
- 300+ документов в месяц
Ежемесячно компания получает через Диадок более 300 документов. До подписания каждый из них должен попасть в нужный департамент, пройти согласование у ответственных сотрудников и сохранить историю решений.
Что изменилось для бизнеса
Согласование стало обязательным этапом жизненного цикла документа. Система сама передаёт входящий документ в рабочий процесс, направляет его в нужный департамент и открывает возможность подписания только после завершения согласования.
Документы больше не нужно вручную переносить между двумя системами.
У каждого документа есть маршрут, ответственный и история решений.
Подписать документ до завершения согласования нельзя.
Как согласовывали документы раньше
Согласование существовало, но проходило в нескольких каналах. Часть решений фиксировали в электронной почте, часть — в мессенджерах, часть обсуждали лично. Из-за этого единой истории процесса не было, а некоторые документы могли не пройти обязательный маршрут.
Отдельной задачей оставалась сортировка: входящий документ нужно было определить в нужный департамент и передать сотруднику, который отвечает за решение.
| Этап | Раньше | После интеграции |
|---|---|---|
| Получение | Документ поступает в Диадок отдельно от внутреннего процесса | Документ автоматически передаётся в процесс согласования |
| Распределение | Требуется определить департамент и ответственного | Маршрут назначается внутри системы |
| Согласование | Решения остаются в разных каналах | Ход согласования фиксируется в Битрикс24 |
| Подписание | Не связано с завершением внутреннего маршрута | Доступно только после согласования |
Задача интеграции
Нужно было не просто передавать данные между Диадоком и Битрикс24. Интеграция должна была встроить внутреннее согласование между получением документа и его подписанием — без возможности пропустить этот этап.
Документ можно подписать только тогда, когда все участники его маршрута завершили согласование.
За основу взяли собственное решение «Интеграция Битрикс24 с Диадок» и адаптировали его под структуру производственной компании.
Как теперь проходит входящий документ
После поступления документа система последовательно проводит его через пять этапов. Каждый этап решает отдельную задачу и передаёт документ дальше только при выполнении необходимых условий.
Входящий документ
Получение и передача
Департамент и ответственный
Внутреннее согласование
ЭЦП после согласования
Распределение по департаментам
Система определяет, в какой департамент должен попасть документ, назначает ответственного и запускает согласование в Битрикс24. Конкретные правила маршрутизации не раскрываются из-за NDA.
Здесь будет полезен обезличенный скриншот карточки документа с маршрутом и участниками согласования.
Архитектура решения
В контуре участвуют две системы и слой интеграционной логики. Диадок остаётся источником входящих документов и средой подписания, а Битрикс24 отвечает за внутренний маршрут и фиксацию решений.
Получение документа · подписание ЭЦП
Передача · проверка состояния · управление доступностью подписи
Ответственные · согласование · история решений
Что происходит после согласования
Когда маршрут завершён, отдел документооборота видит готовые документы и может подписать их ЭЦП непосредственно в Битрикс24. До этого момента подписание заблокировано.
Результат
Более 300 входящих документов ежемесячно проходят единый обязательный маршрут. Для каждого сохраняются ответственный и история согласования, а подписание становится доступно только после завершения процесса.
Экономический эффект и внутренние показатели компания не раскрывает. После интервью с командой проекта материал можно дополнить техническими деталями: правилами маршрутизации, обработкой ошибок и обезличенными экранами рабочего процесса.