Клиентом внедряемой CRM-системы Битрикс24 является банк, имеющий филиалы по всей стране.
Количество сотрудников, работающий в данной банковской системе: более 1200 человек.
Работа HR-отдела будет вестись по нескольким направлениям (подбор начинающих специалистов, подбор на стажировки и обучение, подбор по вакансии из заявки руководителя, трудоустройство). Каждая из этих воронок будет иметь различные стадии, которые будет проходить кандидат.
В данную стадию попадают заявки от кандидатов, которые они оставили на сайте компании, на сайте hh.ru, отправили на почту.
При создании заявки в этой стадии приходит уведомление одному из ответственных по найму сотрудников.
Ответственный рассматривает резюме, и если кандидат интересен, связывается с ним и приглашает на собеседование, создает встречу, указывая все необходимые параметры по ней и переводит заявку в стадию «Первое собеседование».
После перевода в эту стадию автоматически уходит письмо с информацией о встрече кандидату. За сутки до собеседования отправляется повторное письмо с напоминанием.
На этапе проведения собеседования заполняются необходимые данные для принятия решения. При проведении тестирования, результаты прикрепляются к заявке кандидата в соответствующие поля.
В случае соответствия кандидата требованиям, формируется приглашение на собеседование с руководителем.
На этапе проведения второго собеседования данные по нему вносятся в соответствующие поля.
Если кандидат все еще рассматривается на должность, то он переводится на стадию "Ожидание решения".
При неуспешном прохождении собеседования заявка отклоняется.
После попадания заявки кандидата в эту стадию, HR-специалисту приходит напоминание через Х дней, как сигнал о необходимости принятия решения.
Если кандидат подходит, то в данной стадии необходимо согласовать заработную плату и время выхода на работу для формирования предложения кандидату.
После согласования этих данных с руководителем отдела, заявка переводится в следующую стадию.
Для HR-специалиста формируется дело со звонком кандидату с информацией по заработной плате и по должности. В случае успешного согласования предложения, информация о приеме на работу отправляется кандидату на электронную почту.
В завершении совершается перевод заявки кандидата в направление Трудоустройство, где заявку обрабатывает кадровик, собирает все необходимые документы для трудоустройства.
Также завершение возможно со следующими статусами, которые помогут в формировании отчетов: отказано, принят, не пришел на собеседование, вакансия кандидату стала неактуальна.
Компания заинтересована в обучение молодых специалистов под свои потребности и поэтому регулярное организует стажировки внутри компании. Самые успешные кандидаты получают приглашение на должность.
Сама воронка по приему кандидатов на стажировку выглядит следующим образом:
После размещения информации об обучении на сайте компании все заявки попадают в направление "Стажировка и обучение" для дальнейшей обработки.
Сайт компании разработан на CMS-системе 1С-Битрикс, что позволило легко и быстро заинтегрировать веб-формы для получения заявок в CRM-систему Битрикс24.
Но даже если сайт разрабатывается на какой-то иной платформе, то всегда имеется возможность сформировать и встроить CRM-формы, которые легко настраиваются и позволяют передать необходимые параметры прямиком в поля заявки в Битрикс24.
После получения заявок на стажировку производится отправка письма с информацией о тестировании кандидатам.
Само тестирование проходит автоматически в online-формате.
После пройденного тестирования остается определенный пул кандидатов, для каждого из которых нужно запланировать и согласовать встречу, по шаблону писем отправить кандидатам информацию о видео-интервью, а за сутки отправить напоминание.
Число подходящих кандидатов для стажировки сокращается. Для каждого прошедшего предыдущий этап также нужно запланировать встречу и отправить информационное письмо о собеседовании, которое автоматически будет сформировано на основе запланированного дела.
Завершение возможно со следующими статусами, которые помогут в формировании отчетов: приглашен на стажировку, отказано, не пришел, обучение неактуально кандидату.
Сама воронка в данном направлении начинается с заполнения заявки руководителем через CRM-форму, в которой указывается на какую должность нужно организовать поиск кандидата и по каким параметрам.
После создания такой заявки HR-специалисту приходит уведомление. Поиск организуется как по уже сформированной базе кандидатов, прошедших собеседования и соответствующим определенным параметрам, так и через создание новых вакансий на сайте компании и на сайте по поиску работы hh.ru.
Отобранные кандидаты прикрепляются в карточку заявки руководителя для дальнейшего согласования с ним. Через прикрепленного кандидата имеется возможность перейти в историю взаимодействия с ним и изучить все данные.
Отобранные кандидаты приглашаются на собеседование. В случае его успешного прохождения получают предложение о работе, а дальше в принципе все как и в описанных ранее воронках.
У руководителя всегда имеется возможность провести анализ поиска сотрудника по заявке на предмет того, сколько всего было рассмотренное заявок, сколько было проведено собеседований и сколько кандидатов удовлетворяют требованиям руководителя.
Направление по трудоустройству кандидатов
Согласованные заявки кандидатов сливались из всех HR-воронок в воронку "Трудоустройство" для удобной дальнейшей проработки отделом кадров. Сотрудники данного отдела могут легко и быстро запросить все необходимые документы и прикрепить их в соответствующие поля сделки.
Результат
Разработанная CRM-система удобна тем, HR-специалист всегда получит подсказку о том, что и в какой стадии необходимо выполнить.
В каждой воронке имеются только те поля, которые соответствуют ее назначению, будь это поле "Итоги тестирования" для направления "Стажировка и обучение" или поле для прикрепления сканов документов принятого сотрудника в направлении "Трудоустройство", которые больше не нужно хранить в архиве.
Для реализации поставленной цели были выполнены следующие задачи:
анализ бизнес-процессов HR-отдела;
составление технического задания по внедрению Битрикс24;
настройка корпоративного портала;
создание и проработка HR-воронок;
оптимизация карточки лида, сделок (в зависимости от воронки), контакта;
интеграция с сайтом;
интеграция с hh.ru;
интеграция с телефонией, почтой, СМС-сервисами, WhatsApp;
настройка шаблонов отправки СМС, электронных писем;
настройка роботов и бизнес-процессов;
настройка CRM-формы руководителя
настройка отчетов по работе HR-отдела.
