Словарь

Отдел ВЭД (отдел по внешнеэкономической деятельности) – отдел, занимающийся взаимодействиями с иностранными поставщиками в случае докупки отсутствующих позиций для поставок клиентам

 

Клиент

Заказчик осуществляет поставки искусственного кварцевого и акрилового камня для внутренней и наружной облицовки домов, изготовления изделий и прочее. Компания заказчика достаточно крупная и имеет свои представительства по территории Украины, России и Казахстана, а также имеет свою дилерскую сеть.

Основной бизнес-процесс по поставке материалов построен следующим образом:

Клиент делает заказ на поставку материала, материал утверждается, заключается договор и осуществляется поставка. Это такой достаточно идеальный вариант, когда все материалы есть в наличии и никаких дополнительных действий предпринимать не приходится.

НО часто может случиться ситуация, когда какого-то материала нет в наличии и нужно делать запрос напрямую к производителю (Италия, израиль, КНР, Южная Корея и тд), чем занимается отдел ВЭД. И уже далее в зависимости от ответа производителя выполняются те или иные действия по согласованию поставки материалов.

Здесь и начинаются проблемы клиента:

• Заявки каждый раз составляются вручную и никак не контролируются по статусу и по сроку ответа, что часто приводит к уходу клиента, из-за того, что он так и не смог получить ответ по возможности приобретения материала.

• Заявки в отдел ВЭД никак не зафиксированы, из-за чего часто происходят ошибки в запросах к производителю.

• Невозможность отследить сколько и в какой стадии находятся заявки, отправленные в отдел ВЭД, а соответственно и нагрузку на этот отдел.

 

Цель проекта

Сделать более прозрачной работу отдела ВЭД для понимания эффективности его работы, автоматизировать процесс контроля за заявками, переданными в отдел ВЭД. Автоматизировать согласование полученной информации от производителя с покупателем.

   

Процесс реализации

На этапе анализа Бизнес-процессов компании стало понятно, что использовать только одну воронку в Битрикс24 нельзя, поскольку не все заявки требуют правления отдела ВЭД, а на этапах согласования отделом ВЭД идет смена ответственных лиц по заявке.

 

Поэтому помимо основной воронки добавилось еще две:

• Запрос ВЭД
• Обеспеченье сделки

Которые были связаны между собой с помощью Туннелей продаж.

    

Теперь в случае, если нет какой-то из позиций, запрошенных покупателем, менеджер создает заявку в направлении Запрос ВЭД указывая все необходимые параметра для заявки и запускает бизнес-процесс по ней.

 

 

Заявка ВЭД

После создания заявки, Ответственному отдела ВЭД и его руководителю приходит уведомление в Битрикс24 и на почту о созданной заявке.

В свою очередь Ответственный по ВЭД начинает ее обрабатывать и переводит заявку в статус «В работе».

После перехода Сделки в данный статус запускается бизнес-процесс: устанавливается дело «Ждать». Дело устанавливается на 7 календарных дней. Спустя указанный срок Ответственному отправляется сообщение в живую ленту с информацией, что нужно установить статус запроса по заявке.

Если поставщик подтвердил, что может произвести отгрузку, то заявка переводится в стадию «Закупка подтверждена поставщиком». После перехода Сделки в данный статус запускается бизнес-процесс: Наблюдателю (менеджеру, создавшему заявку) на электронную почту и уведомления Битрикс24 отправляется сообщение:

Менеджер при получении информации о возможности поставки товара производителем продолжает согласование поставки с покупателем. Если условия устраивают клиента, то заявка переводится в стадию «Клиент согласен».

После перехода Сделки в данный статус запускается бизнес-процесс: сделка, через Туннель-Продаж переходит в направление «Обеспечение сделки», стадия «Новая».

Пройденные этапы заявки видны в истории изменения статусов:

 

Обеспеченье сделки 

После автоматического создания сделки в данном направлении на стадии «Новая» запускается бизнес-процесс: Ответственному на электронную почту и в уведомления Битрикс24 отправляется сообщение:

Ответственный по ВЭД переводит заявку в статус «В работе», составляет заявку на закупку у поставщика и ждет от него информации о отгрузке товара. При получении этой информации, он заполняет поле «Приблизительная дата прихода» и «Комментарий» и переводит в статус «Товар погружен в контейнер».

При переводе заявки в статус «Товар погружен в контейнер» запускается бизнес-процесс: Наблюдателю (менеджеру, создавшему заявку) на электронную почту и в уведомления Битрикс24 отправляется сообщение:

Переход по стадиям в данном направлении также отражается в истории заявки:

 

Также предусмотрены и автоматические уведомления в случаях отказа производителя и клиента.

 

Результаты

Реализованный функционал в Битрикс24 решает все задачи, которые были поставлены:

• Дает возможность контролировать заявки отдела ВЭД
• Уменьшает ошибки связанные с человеческим фактором
• Упрощает работу менеджера по получению статуса заявки от ВЭД и согласованию закупки у поставщика